会计原始凭证电子化业务平台

一、立项目的、意义和必要性
　  1、 项目研究的目的：
　  根据国际权威数据机构IDC的报告，会计外包市场在2008年已经达到476亿美金的规模，随着web2.0在全球范围内的兴起，会计服务通过互联网来实现和交付已经越来越成为可能。随着本土中小企业的信息化程度的提高和会计电算化的普及，互联网和信息化改变着企业运营的模式。该项目将通过会计原始凭证扫描等方式进行数字化处理，并将电子影像文件集中存储和管理，提供给财会人员进行记账,复核等业务处理. 建立以电子化的会计原始凭证为基础的工作流程管理, 从而解决会计原始凭证传递慢、保管难、查询难的问题。
　  2、 项目研究的意义：
　  该项目的研究，对于提高会计原始凭证的流转效率和管理效率,更好地满足中小企业财务“日清月结”的需求，把传统的财务手续变成事前筹划与实时监控，让企业在高效管理与成本节约之间找到最佳平衡，对于增强企业财务制度的执行力，推动企业的发展，有积极的作用。
　  3、 项目研究的必要性：
　  在国内代理记账行业，企业的会计原始凭证的传递，往往通过去客户处取，客户送上门，第三方物流方式进行，容易造成会计原始凭证的破损、丢失、毁坏，对会计原始凭证保存的完整性、安全性带来困难。原始的纸质票据不便于日常实时查询，更无法实现异地查询。通过会计原始凭证电子化，可以方便、灵活、快捷地实现会计原始凭证全掌控，并与企业的内控结合，协同管理，缩短企业的管理流程。
　  二、技术水平
　  1、项目所属领域：高技术服务业
　  2、国内研究现状：在国内代理记账行业，记账业务主要由会计根据纸质的原始凭证,在本地化的财务软件或者SAAS模式的记账软件进行记账,原始凭证通常采用邮寄或者上门的方式获得。而通过在线的方式,将原始凭证的电子文件,提供给会计进行记账业务处理,在国内的代理记账行业,很少发现。
　  3、国外研究现状：目前，原始凭证的电子化在国际经济领域中有着广泛的应用，相关技术，如原始凭证的电子化、原始凭证的电子化存储，在国际金融及商业领域中都有广泛的应用。在凭证远程传输和处理方面，国外已经率先完成了凭证在线交换体系的建设和改革，并且已经基本做到通过在线的方式全面完成电子凭证的采集、处理与清算。这一技术在国内的开发与应用尚属空白,国内的财务外包服务机构还停留在以原始凭证为基础的财务处理模式上，这样对行业的发展、企业的发展及客户的服务都造成了极大的局限。
　  ４、与同类研究技术的比较：与传统的代理记账业务模式相比较，采用基于电子化原始凭证的业务模式,账务处理可以先于原始凭证的到达而完成，从而大大提高了财务管理、财务处理的效率和速度。
　  三、项目总体目标
　  1、关键技术指标：客户端浏览器在0-5秒内装载完成, 文档上传速度不小于20K/秒; 单次请求的处理时间应不超过10秒;用户报告系统在指定时间内的故障比率<1%；系统支持7*24小时服务，系统不停机运行时间>100天；系统支持的最大用户交易并发数为500；系统可容纳的最大用户数为10000。
　  2、经济效益指标：会计原始凭证电子化业务系统提供了及时访问客户原始凭证的能力，将提供一套完整的、自动的、安全的、能满足国内中小企业实际应用需求的解决方案,而且提高了服务的附加价值，预计借助该系统，可以扩大销售额500万元。
　  3、社会效益指标：会计原始凭证电子化业务平台的推出,将满足客户对财务外包服务的便捷性需求，满足客户“日传单”、“日记账”“日清月结”的财务管理需求，改善国内现有的凭证处理体系和会计处理习惯，推动国内的会计凭证处理与国际接轨，具备积极的作用
　  四、项目具体内容
　  1、要解决的主要问题：拍照硬件的选择及设计,条码识别及压缩软件的设计;电子文件自动分发到对应的客户目录;文档管理平台的目录组织及规划；电子文件管理平台的归档,退回,作废等文件流转功能;电子文件的浏览及放大缩小功能开发。
　  2、解决方案：运用数据库、Internet、条码、OCR识别、图像压缩、海量存储、数据加密等最新的应用技术成果，将会计原始凭证通过扫描等方式进行数字化处理，并将电子文件集中存储和管理，通过互联网提供给财会人员进行记账、复核等业务处理。
　  3、工作任务：
　  （1）硬件的选择及设计：针对代理记账行业中小企业票据类型的多样化，并结合工作效率的要求，硬件考虑采用拍摄设备，能处理A4和B5两种幅面的原始凭证，外形简洁，成本控制在300-500元。
　  （2）条码识别软件的设计：能够准确识别一维码，支持2种工作模式（单拍和多拍），可以选择不同的压缩比以及多种存储各式，支持特定长度及格式的一维码的筛选，能自动以一维码的信息作为文件名称保存。
　  （3）电子文件自动分发：能够根据条码信息自动分发到系统对应的文件目录下，如果出现不匹配的文件，可以通过短信，邮件等方式，及时提醒相关业务人员处理。分发错误率小于0.0001。
　  （4）文档管理平台的目录组织及规划：地区作为一级目录（一期包括北京，上海，天津，大连，杭州，南京，南通，济南）；客户名称作为二级目录，年份作为3级目录，月份作为4级目录，在月份下设置归档，退回等子目录。
　  （5）电子文件管理平台的文件流转功能：自动分发到客户目录里面的文件应该出现在对应业务人员（如记账会计）的工作桌面上，记账完成后，执行归档操作后，无需刷新页面操作，及时从待处理的任务中取消；同时，业务上应该支持作废，退回等操作。 
　  4、关键技术：资料库基于JSR-170标准接口和相关的标准构建；使用Ajax实现从服务器端异步获取数据，根据客户的需求实时显示在页面的特定位置；基于文件夹的规则引擎设计，实现业务文档的规则驱动，并通过一致化模板为用户提供自定义界面外观；利用JSF进行网页风格设计；通过浏览器显示最终结果；利用Flash编写的预览模板，自定义各类预览模板，用来实现文档的不同视图；系统实现与系统的网络层次结构无关，具有良好的伸缩性：可同时适应于应用分布式的网络架构或应用集中式的网络架构；支持跨平台无缝移植；
　  5、创新点：国内代理记账行业首家针对中小企业原始凭证通过条码进行管理，通过规则引擎设计，实现电子凭证的自动分发,支持凭证的待处理-归档-作废-退回等流转,采用领先的文档权限控制和加密技术，有效保障文档的安全。
　  五、推广应用前景及项目实施的风险分析
　  １、推广应用前景：该项目基于B/S模式，打破了时间与地域限制，可以大规模复制并推广。针对不同类型的企业,可以提供不同形式的财务外包服务。集团公司及分支机构的财物外包服务创新:由集团公司及各个分支机构将其日常核算的经济业务的原始凭证电子化后，全部上传到会计凭证电子化业务平台中，华财专业人员统一进行账务处理，集团公司及分支机构可以在线审核、查账、打印合并报表等。中小企业的财务外包服务创新：客户端的行政、出纳人员将企业原始凭证电子化后，上传到会计凭证电子化业务平台中，华财专业人员统一进行账务处理，客户可实时在线审帐、查看。
　  2、风险分析：
　  市场风险：可能存在着研发成果在产品中应用后无法得到市场认可。
　  技术风险：可能存在技术开发无法实现预期目标，导致研发失败的结果。
　  政策风险：可能存在政府相关政策调整，导致该项研发没有实际意见。
　  营销风险：可能存在技术在产品中应用后不能订购方接受。
　  六、项目组织管理措施
　  1、组织协调措施及项目运行机制：
　  （1）制定立项报告；
　  （2）对项目投入进行核算，编写预算计划；
　  （3）组成课题研究小组，对项目组成员进行分工，并配备相应的研发专用设施及设备；
　  （4）对项目进行严格的管理，对研发人员进行严格的绩效考核；
　  （5）执行严格的研发流程：按照市场调研→拍摄设备选型→系统设计与编码→系统测试→系统优化→提交业务指导书的路线进行研究开发。
　  （6）项目负责人进行阶段性审查，项目完成后组织专家组进行审核。
　  2、保障措施：
　  （1）技术保障。技术部负责对项目参与人员进行培训，组织技术攻关，为项目开展提供技术支持。
　  （2）人员保证：人力资源部门做好项目参与人员的绩效考核，确保参与人员的稳定性；同时，做好人才储备，在项目出现人员短缺时，能及时予以补充。
　  （3）资金保证：财务部门做好经费的及时划转，做好资金使用的核算与监管，确保项目的顺利实施。
　  七、项目实施计划
　  2009.1.1－2009.3.30 项目前期调研及需求分析
　  2009.4.1－2010.1.30 拍摄仪选型，识别软件及文档管理平台设计与开发
　  2010.3.1－2010.6.30 系统功能测试
　  2010.7.1－2011.6.30 系统功能优化及培训
　  2011.7.1－2012.12.30 完善业务手册及知识产权办理
　  八、成果描述
　  预期主要技术成果：申请发明专利1项，实用新型专利2项，外观专利1项。
　  知识产权归属：归属本申请单位。
　  1.国外先进理念和管理方式与国内财务外包业务结合的创新
　  通过会计原始凭证电子化业务平台完成电子凭证的采集、处理与清算，这一系统和体系的建立可以使账务处理先与原始凭证的到达而完成，从而大大提高了财务管理、财务处理的效率和速度。
　  结合国外先进理念和管理方式，并充分考虑了华财会计在线的实际业务情况而建立的会计原始凭证电子化业务平台，既能提供在网上立即访问会计电子凭证的能力，保证所需要的文档按照正确的工作流程在正确的时间提供给正确的使用人员，又可不再依赖纸张进行业务文档的存储及管理，实现低成本的光存储介质、磁带等设备的自动化文档存储等。系统既允许将文档、图像、报表数据集中存储在一个系统中，进行全面集中管理，同时也允许将索引管理信息集中存放，文档对象分布存储，从而实现“分布式存储、集中式管理”体系架构。
　  2．现有的凭证处理体系和会计处理习惯的创新 
　  会计原始凭证的电子化经历数字化、检查、OCR识别、校对、检验等一系列的过程,同时,应用OCR技术，使文档处理达到“自动集中处理+电子安全保存+数据有效应用”的效果。会计原始凭证电子化业务平台建立了以电子化的会计凭证为基础的工作流。电子化的会计凭证直接进入工作处理流程，触发相应的业务处理过程，并且依据预先设定好的工作流程来进行流转，大大提高自动化程度。电子化的会计原始凭证资料完成了业务处理流程之后，需要将这些数字化资料进行长期存储以满足日后经常性的查询访问需求，同时对于经常不用的资料还需要进行归档处理。通过多级存储的支持以及存储管理软件的集成使用，使得大量的数字化资料的长期存储变得容易和安全，并且容易实现在线访问。
　  会计原始凭证电子化业务平台的推出,将满足客户对财务外包服务的便捷性需求，满足客户“日传单”、“日记账”“日清月结”的财务管理需求，做到通过在线的方式全面完成电子凭证的采集、处理与清算。会计原始凭证电子化业务平台的应用可以使得账务处理先与原始凭证的到达而完成，从而大大提高了财务管理、财务处理的效率和速度，推动国内的会计凭证处理与国际接轨。
　  华财会计在线的代理记账业务依托会计原始凭证电子化业务平台开展5年来,取得了很好得使用效果,具备很强的可操作行。
　  3.凭证电子化带来的记账作业方式的创新
　  会计原始凭证电子化业务平台按照凭证处理的不同角色，如助理会计，记账会计，复核会计等，并采用流水线作业模式。凭证处理的主要流程包括原始凭证归集-凭证电子化-电子化凭证传输-电子化凭证财务处理-电子化凭证归档-电子化凭证复核-电子化凭证统计等。
　  会计原始凭证电子化业务平台的主要功能包括业务流程管理、数据存储管理、系统管理、权限管理、条码管理、报表管理等功能。 
　  电子化凭证的流转处理：电子凭证在本地采集，通过传输服务集中存放在数据库服务器上，任何有权限的操作员都可对会计原始凭证的电子凭证凭证进行访问，不会受到地域和时间限制。 
　  灵活的会计原始凭证复核功能：对已经建立精确索引的会计原始凭证电子凭证提供按原始凭证编码、客户名称等进行复核，并可进行批量复核查询。 
　  在线业务流程监督机制：实时记录和传递业务信息，通过网络传递到各相关部门，进行业务查询、监督处理等管理，为业务管理提供网络化支持。 
　  严格身份认证和授权/访问控制：平台提供多种可选认证方式，可以控制应用/用户访问哪些信息，而且控制应用/用户有权执行哪些操作。 
　  完善的系统功能：提供了会计原始凭证电子化凭证的存储、查阅、备份及数据清理等功能，同时还能利用这些数据实现如风险控制、数据统计等功能。 
　  条码管理功能：提供会计原始凭证的条码接口选择和支持。 
　  通过作业方式的转变，很大程度的提高了财务处理的工作效率。